Maailma muuttuu – muutu mukana

Vallitsevat poikkeusolot edellyttävät monissa yrityksissä toimintatapojen uudelleenarviointia ja työvälineiden päivittämistä. Mikäli yrityksen tietohallinto ja ylläpito on yhden henkilön harteilla ja tehdään oman toimen ohessa sekä mahdollisesti puutteellisin resurssein, on taakka kohtuuton ja riskit liiketoiminnalle liian suuret.

 

Ulkoistettu tietohallintopäällikkö eli IT-strategi tuo käyttöösi kokonaisen armeijan omien erikoisosaamisalueidensa huippuja. Kun tämä virtuaalinen supernörtti huolehtii yrityksesi IT-asioista, sinä voit keskittyä palvelemaan omia asiakkaitasi.

Yritykset ja yhteisöt ovat lähes toimialasta riippumatta pakotettuja miettimään ja tehostamaan toimintatapojaan ja -ympäristöään. Monilla aloilla paljon ja joillakin jopa kaikki siitä mitä vielä alkuvuodesta tehtiin kasvotusten, tapahtuu nyt verkkojen välityksellä.

Kevään jälkeen olemme varmasti kaikki osallistuneet vähintään yhteen verkkotapaamiseen, tai olemme saaneet apua yrityksemme IT-osastolta etäyhteyden kautta. Alalla kuin alalla vähintään sähköposti on jo arkipäivää, mutta enenevissä määrin myös erilaiset videoneuvottelujärjestelmät ja pilvipalvelut.

Varsinkin viimeksi mainittujen palveluiden käytön äkillinen räjähdysmäinen kasvu asettaa aivan uusia vaatimuksia esimerkiksi laitekaapissa mahdollisesti jo vuosia pölyttyneelle verkkoinfralle. Mikäli työasemien ylläpito tai verkkosuunnittelu ei ole ydinliiketoimintaasi, apua kannattaa pyytää.

 

Kaikki alkaa kokonaisuuden kartoittamisesta

 

Työtyytyväisyyden ja –tehon, laitteiston hallinnan ja ylläpidettävyyden sekä kustannusten ennustettavuuden välillä puntarointi vetää helposti kokeneenkin päättäjän vakavaksi. Yrityksen huonosti tai puutteellisin taidoin suunniteltu ja jalkautettu IT-strategia aiheuttaa harmaita hiuksia sekä johtoportaalle että henkilöstölle.

Myös yrityksen talous-, prosessi- ja asiakastietojen käsittely on ehdottomasti oltava suunniteltua ja johdettua. Näiden tietojen tallentaminen, käsitteleminen ja liikuttaminen on nekin tapahduttava suunnitelluilla ja määritellyillä tavoilla ja laitteilla. Tietokoneet ja mobiililaitteet, sekä verkon aktiivilaitteet kuten kytkimet, reitittimet ja langattomat verkot ovat kaikki osa samaa yhtälöä.

Tiedon oikeellisuuteen ja tietoturvaan tulee kiinnittää aina erityistä huomiota ja käyttäjien – siis työntekijöiden – yksityisyydensuoja on säilytettävä kaikissa tilanteissa. Samalla työtä pitäisi olla mahdollista tehdä ajasta ja paikasta riippumatta.

 

Apua asiantuntijalta?

 

Mitä tämä kaikki sitten tarkoittaa yrityksen kannalta arkipäivässä, laitehankinnoissa ja tietoliikennetekniikan käyttöönotossa ja ostamisessa? Hyvin harvassa varsinkaan hieman pienemmässä yrityksessä on syvällistä ymmärrystä teknologian mahdollisuuksista ja rajoituksista.

Erityisesti nyt poikkeusoloissa olisi viimeistään korkea aika miettiä modernin tietotekniikan omalle liiketoiminnalle tuomia etuja ja varmistaa kilpailukyky myös tulevaisuudessa.

Asiantuntijat saattavat olla etenkin pienille ja keskisuurille yrityksille kovin kalliita ja harvinaisia auttajia, vaikka monet tarvitsisivat apua nyt enemmän kuin koskaan.

 

Tietohallinto puun ja kuoren välissä

 

Isommissa yrityksissä useimmiten on oma tietohallinnosta vastaava henkilö tai osasto, mutta pienemmissä yrityksissä vastuu tietotekniikasta lankeaa usein jollekin joka joutuu tekemään sitä omien työtehtäviensä ohessa ja salliessa. Sekä yrityksen IT-osastolla että oman toimen ohella tehtäessä on tiedettävä, ymmärrettävä ja osattava paljon.

Usein tämä on mahdoton yhdistelmä ja yrityksen kriittinen tieto ja työntekijät ovat enemmän tai vähemmän tuuliajolla, kun aikaa ja rahaa tietotekniikan ja -liikenteen suunnitteluun, johtamiseen ja hankkimiseen ei ole. Yrityksen omistajat ja johto vaativat toimintojen tehostamista ja tietoturvaa, mutta samalla budjettia kuristetaan säästöjen aikaansaamiseksi.

Tiedämme kuitenkin, että oikealla suunnittelulla ja harkituilla investoinneilla päästään tietotekniikassa ja työnkuluissa säästöihin, sekä pystytään nostamaan työtyytyväisyyttä ja -motivaatiota. Aikaisemmin mainituista syistä tietoteknologiasta on kuitenkin tullut säästökohde ja sekä johtajille että työntekijöille hidaste ja harmi.

 

Enemmän vähemmällä

 

Meillä Suomessa on valtava määrä osaamista ja ymmärrystä tietoteknologioista ja Suomi tuottaa vieläkin suuria määriä huippuluokan IT-osaajia. Johtoryhmien kannattaa investoida aikaansa avun löytämiseen, apuun sijoitettujen eurojen takaisinmaksuaika on lyhyt.

Kun yrityksen omien resurssien työaika vapautuu varsinaiseen tuotantoon, josta asiakkaat maksavat, tukitoimiin ja digitalisaation mahdollistamiseen käytetty investointi tuntuu nopeasti aika pieneltä. Lisäksi teknisesti optimoidut työnkulut säästävät aikaa ja käyttäjien hermoja.

Tutkitut ja suunnitellut tekniset työnkulut myös lisäävät tietoturvan tasoa yrityksissä, kun tietoturvan nimissä asetetut, joskus ylimitoitetutkin toimet ja rajoitukset optimoidaan ja niiden vaikutukset työtehoon kartoitetaan ja mitoitetaan oikein.

Meidän tehtävämme mcare prolla on oikaista tätä osaavan avun kysynnän ja tarjonnan epätasapainoa. Yhdistelemällä yksittäisten asiantuntijoidemme parhaat osaamisalueet, voimme tarjota asiakkaillemme asiantuntijakaartimme kaiken tietotaidon yhtenä virtuaalihenkilönä, joka auttaa johtamaan tietotekniikan ja tietoliikenneratkaisujen valjastamisessa. IT-strategi on aina apunanne määriteltäessä digiloikan pituutta tai suuntaa.

 

Opettele pois omistamisesta

 

Tietotekniikka on kallista. Ajanmukaisiin ja tehokkaisiin työvälineisiin ja tietoliikennelaitteisiin voi käden käänteessä kulua melkoinen määrä rahaa. On harkittava tarkkaan mitä työkaluja ja laitteita yrityksen kannattaa itselleen investoida, vai voisiko päivittäisen tietotekniikan ja tietoliikennelaitteet sittenkin hankkia palveluna tai vuokrata.

Tietotekniikan vuokraaminen on noussut nopeasti edulliseksi ja turvalliseksi tavaksi hankkia ajanmukaisia, tietoturvallisia ja tehokkaita työvälineitä ja siten siirtää kustannuksia investoinneista operatiivisiksi ja ennustettaviksi kustannuksiksi. Vuokraaminen tai palvelulaitteet myös säästävät kustannuksia ja aikaa vanhojen ja poistuvien laitteiden tietoturvallisessa poistamisessa tai uudelleensijoittamisessa, kun vuokra-ajan jälkeen vanhan laitteen palauttaessaan saa tilalle uuden.

Applen rahoituskumppanina pystymme tarjoamaan rahoituksen, joka mahdollistaa ajanmukaisten työkalujen ja laitteiden käyttöönoton merkittävästi omaksi ostamista edullisemmin. Vuokralaitteet eivät myöskään rasita yrityksen tasetta ja kuukausittaiset kulut ovat myös helposti ennustettavissa ja budjetoitavissa.

 

Tyytyväisyyttä ja tehokkuutta työhön

 

Koska työ ei monesti ole enää aikaan ja paikkaan sidottua, ovat tietokoneet ja mobiililaitteet nykyään luonnollinen osa arkea tavalla tai toisella käytännössä kaikilla työpaikoilla. Yleensä työnantaja tarjoaa laitteet työntekijöilleen, mutta myös niin sanottu BYOD-malli on yleistymässä. BYOD tulee englannin kielen sanoista Bring Your Own Device, eli työntekijöiden sallitaan käyttävän omistamiaan laitteita työnsä suorittamiseen.

Molemmilla malleilla on omat hyvät ja huonot puolensa, kuten myös kannattajansa. Toisaalta ennalta tarkasti määritelty homogeeninen laitekanta helpottaa ylläpidon elämää, mutta aiheuttaa mahdollisesti myös tyytymättömyyttä, mikäli työntekijät kokevat valitut laitteet “vääriksi”.

Työntekijä on yrityksen tärkein voimavara ja investointi. Työntekijällä täytyy olla käytössään työtehtäväänsä soveltuvat ja mieluisat työkalut, joilla hän tekee oman työnsä parhaalla mahdollisella tavalla. Jostain syystä tämä valinnanvapaus ulottuu harvoin kuitenkaan tietotekniikkaan asti. Kirvesmies, lääkäri tai levyseppä saanee valita itselleen parhaan ja käteen sopivimman työkalun, mutta tietokoneen merkki, malli ja väri on päätetty etukäteen.

Harmillisen usein tämä etukäteispäätös pätee käyttöjärjestelmän valintaan ja yleensä ainoa vaihtoehto on Windows-työasema. Kannattaa kuitenkin harkita valinnanvapauden antamista työntekijälle, sillä tutkimukset ja tilastot osoittavat että Mac-tietokoneiden käyttäjien työnteko tehostuu, työtyytyväisyys kasvaa ja he myös tarvitsevat vähemmän tukipalveluja. Tällä kaikella puolestaan on suotuisa vaikutus laitehankinnan elinkaarikustannuksiin.

Applen Mac-tietokoneet saadaan toimimaan yhdenvertaisina muiden työasemien rinnalla, kun IT-infra vain suunnitellaan ja määritellään oikein.

 

Nyt viimeistään on korkea aika aloittaa

 

Globaali poikkeustila ja etätyön määrän räjähdysmäinen kasvu ovat kiihdyttäneet jo ennestään nopeaa muutosta tavassamme tehdä työtä. Aiemmin yrityksen valvotuissa tiloissa ja lukittujen ovien takana tehtävää työtä tehdään tänään kotona, mökillä, laiturinnokassa, kirjastossa tai kahvilassa. Tämä asettaa aiempaa merkittävästi suurempia vaatimuksia työkaluille ja palveluille, joilla yritykset tuloksensa tekevät.

Tilanteeseen on tartuttava nyt nopeasti. Etätyön mahdollistaminen nostaa työtyytyväisyyttä ja viihtyvyyttä, mutta se on kuitenkin toteutettava suunnitelmallisesti ja hallitusti. Harva meistä pystyy siihen yksin, joten apua kannattaa pyytää. Asiantuntijamme ovat palveluksessasi.

 


Lue lisää IT-strategi-palvelustamme täältä.

 

Kirjoittajat: Sami Koljonen ja Markus Saviaro.

Yhteydenotto