Apple ja tulostaminen

apple ja tulostaminen

Kun yritysmaailmassa puhutaan tulostamisesta, ei tarkoiteta pelkästään sivun tulostamista vaan myös skannaamista ja dokumenttien tallentamista eli dokumenttienhallintaa. Lisäksi tulostamisen halutaan nykyään olevan luontoa säästävää, langatonta ja helposti koko työryhmän käytettävissä.

 

Dokumentin elinkaari

 

Dokumentinhallinnalla tarkoitetaan dokumentin elinkaaren hallintaa dokumentin luomisesta aina arkistointiin ja tuhoamiseen asti. Se määrittelee, miten dokumentit luodaan, tarkistetaan, julkaistaan, käytetään ja lopulta arkistoidaan tai poistetaan. Dokumentinhallinta on tärkeää, jotta yrityksen dokumentaatio olisi sujuvaa ja johdonmukaista. Jos toimintatapoja ei ole ennestään määritelty, on niistä hyvä sopia dokumentteja käsittelevän työryhmän kesken.

 

Tulostuksenhallinnasta

 

Tulostuksenhallinta mahdollistaa koko laitekannan keskitetyn hallinnan, seurannan ja ylläpidon. Hallinta tapahtuu yleensä selainpohjaisella käyttöliittymällä. Valvonta ja hallinta kohdistuvat kaikkiin rekisteröityihin käyttäjiin ja verkotettuihin laitteisiin sekä niiden asetuksiin, suorituskykyyn, ja käyttöoikeuksiin. Laitehallinta, käyttäjähallinta, seuranta ja raportointi, tiliöinti sekä turvatulostus (esim. Follow Me -tulostus) ovat kaikki osa tätä ratkaisua. Ratkaisuun voidaan sisällyttää myös tulostus mobiililaitteilta.

 

Tulostamisen ja skannaamisen tietoturva

 

Tulostamisessakin on huomioitava tietoturva ja valitettavan usein se unohdetaan. Ponemon Institute toteutti HP:n pyynnöstä tutkimuksen tulostuksen tietoturvasta 2016 ja tutkimuksessa haastatelluista IT-alan ammattilaisista noin puolet eivät uskoneet oman organisaationsa tiedostavan tulostinten olevan tietoturvauhka yhtiölle. Vain 44 % vastaajista sanoi heidän organisaationsa tietoturvapolitiikan kattavan myös tulostuksen.

 

Tulostimien tietoturvahaasteet ovat muuttuneet pelkästä kopioinnista huomattavasti vaikeammin hallittaviksi. On otettava huomioon mitä lokitietoa jää tulostettaessa ja jääkö tulostettava dokumentti jonnekin, mistä se voidaan saada luvatta käyttöön. Mutta ehkä tärkein on se, että tiedetään käyttäjien oikeudet. Onko heillä pääsy tulostimen tai tietokoneensa kautta sellaisiin tietojärjestelmiin, josta voitaisiin tulostaa yrityksen tärkeää ja suojattavaa materiaalia?

 

Asiakirjoja voi skannata, lähettää erilaisiin tietovarastoihin sekä lähettää suoraan sähköpostilla eri käyttäjille. Suurin virhemahdollisuus on lähettää materiaalia väärälle henkilölle ja siksi pitäisi suosia mieluummin “Scan to Folder” kuin “Scan to Email” -toimintoa.

 

On myös erittäin tärkeää valvoa ja dokumentoida miten yritys täyttää GDPR-vaatimukset, koska tietoturvaloukkauksen sattuessa dokumentoinnista voi olla suuri apu.

 

Mikä tekee tulostamisesta turvallista?

 

  1. Verkon tietoturva
  2. Asiakirjojen tietoturva
  3. GDPR-asetuksen ymmärtäminen tulostamisessa
  4. Tekniset laitteet, jotka mahdollistavat turvatulostukset tai levyn kryptaus

 

Verkkotulostaminen

 

Verkkotulostin joka toimii yrityksen sisäverkossa joko langattomasti tai langallisesti, on edelleen kustannustehokkain tapa tulostaa suuria määriä. Verkkotulostus on ainoa tapa kytkeä tulostin käytettäväksi useammalle eri käyttäjälle.

 

Mobiililaitteilla tulostaminen

 

AirPrint on Applen tekniikka, joka mahdollistaa tulostamisen iOS-laitteesta ilman ajureiden asentamista ja onkin hyvä lisä jos yrityksessä käytetään työskentelyyn paljon mobiililaitteita. Miten sitten mobiilitulostusta voidaan raportoida ja seurata? Tätä varten on yrityksellä oltava selkeä tietoturvastrategia, jota voidaan toteuttaa tiedon turvaamisessa.

 

USB-tulostaminen

 

USB-tulostamisessa tulostin kytketään kiinni suoraan siihen tietokoneeseen jolta halutaan tulostaa. Tästä syystä tämä menetelmä soveltuu vain pienille toimistoille, joissa tulostaminen ja skannaaminen on satunnaista.

 

Tulostinajurit

 

Suurin osa tulostimista on yhteensopivia Macin kanssa, mutta on kuitenkin muutamia, jotka eivät ole. Tulostinta hankittaessa kannattaa varmistaa, että tulostin on Apple-yhteensopiva ja sille löytyy sopiva ajuri.

 

Applen laitteet eivät tue Windowsista tuttua PCL-tulostinohjainta. Apple-ympäristössä käytetään sen sijaan PS (Post Script) -tulostinohjainta, etenkin kun halutaan tulostaa vaativia värikuvia tai käytetään taitto- ja julkaisuohjelmia. PS muuntaa tietokoneen RGB-arvot (punainen-vihreä-sininen) tulostimen käyttämiksi CMYK-arvoiksi (syaani-magenta-keltainen-musta). Toisin kuin PCL, PostScript on laitteesta riippumaton tulostinkieli. PostScript-ohjaimissa on lisäksi PPD-tiedosto (Post Script Printer Description), jossa on tietoja laitteen ominaisuuksista ja rajoituksista.

 

IPP-tulostaminen

 

IPP-tulostus tarjoaa käyttäjille turvallisen tavan tulostaa yritysverkossa tai sen ulkopuolella macOS -käyttöjärjestelmän alkuperäisellä tulostustoiminnolla, asentamatta ohjaimia tai monimutkaista määritystä.

 

Tulostaminen ja ympäristöarvot

 

Ympäristön kannalta tärkeää on saada yrityksen toimintatavat ja työnkulut sellaiseksi, että suurin osa dokumenteista voidaan käsitellä sähköisesti ja vältettäisiin ns. turhaa tulostamista, eli ettei esimerkiksi työvuorolistoja enää tulostettaisi työpaikan seinälle, vaan jaettaisiin työntekijöille sähköisesti.

 

Muutamia vinkkejä ympäristön säästämiseen

 

  1. Hyödynnä tulostavan laitteen ominaisuuksia
  2. Päivitä vanha tulostin uudempaan malliin. Mitä uudempi laite, sitä ympäristöystävällisempi
  3. Tarkista tulostavan laitteen valmistajan ympäristöarvot ja ota selvää missä ja miten ne on valmistettu
  4. Kartoita tarpeesi ammattilaisen kanssa, eli hanki asiantuntijan apua tulostuksen optimoimiseen
  5. Hävitä asianmukaisesti kaikki tulostuksesta syntyvät jätteet, kuten mustekasetit
  6. Tulosta vain se mitä oikeasti tarvitset
  7. Ennakoi kustannuksia, huomioi tulostettavan sivun hinnan lisäksi kokonaisuus eli tulostamisen hallintaan ja tietoturvaan menevät kulut

 

Takaisin Apple yrityskäytössä -sivulle

Yhteydenotto